Automatiseringsmöjligheter med RPA för kommuner

En mjukvarurobot arbetar dygnet runt i olika system med flera parallella processer – vem vill inte ha en sådan assistent?

RPA hjälper anställda att göra ett bättre jobb 

Sveriges kommuner står inför stora utmaningar. I samma takt som befolkningsmängden ökar ska kommunerna leverera fler tjänster och produkter av hög kvalitet. Inte sällan med samma eller rentav minskad budget.   

Regeringen och SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) samarbetar för att hitta lösningar som minimerar den administrativa bördan och ger bättre service till medborgarna. En del i detta arbete är att utveckla den digitala infrastrukturen vilket kommer att leda till enklare kommunikation mellan kommuner, regioner och myndigheter. 

Robotisering genom RPA är en relativt ny teknik som många kommuner har börjat arbeta med de senaste åren. Med hjälp av RPA har de kunnat minska det manuella arbetet och ge de anställda mer tid för kvalificerade arbetsuppgifter som att bygga relationer och göra kvalificerade bedömningar.

Förutsättningarna för att införa RPA skiljer sig förstås från kommun till kommun. Likaså behoven och prioriteringarna. Oavsett vad är RPA en lösning som avlastar medarbetarna, ger kortare ledtider, ökar tillgängligheten och ger bättre service till invånarna. 

RPA är perfekt för repetitiva arbetsuppgifter

Mjukvarurobotar är idealiska för administrativt arbete som att göra uppdateringar i olika system och utföra uppgifter åt kundservice. Arbetsprocesserna ska vara repetitiva, regelbaserade och fördefinierade och bör bestå av en stor mängd strukturerad data. Om volymen inte är tillräckligt stor uteblir effektiviseringen.

Förvaltningslagen och kommunallagen

En robot kan utföra komplexa ärenden men kan – än så länge – inte ta beslut vid komplicerade bedömningar. Mjukvaruroboten kör förvisso samma applikationer och programvaror på exakt samma sätt som den personen som brukar utföra uppgifterna, men den kan inte ha ett personligt ansvar. Ett sätt att lösa det är att lägga in manuella beslut i arbetsprocessen. 

Av förvaltningslagen framgår att automatiserade beslut kan användas av statliga myndigheter, men i dagsläget inte i kommunal verksamhet enligt kommunallagen. Regeringen har tillsatt en utredning för översyn av denna skillnad.

Exempel på hur RPA kan appliceras i kommuner

Det finns egentligen inga begränsningar på vilka arbetsprocesser – hela eller delar av den – som kan automatiseras. Det viktiga är att kriterierna för RPA är uppfyllda (se ovan).  

Här några exempel på processer som lämpar sig för RPA:

  • Ansökningar till vuxenutbildningar
  • Minimering av antalet pappersansökningar
  • Registrering av scheman
  • Ansökan om arbetsgivarintyg
  • Bokning av vikarier
  • Anmälan om avfallshantering
  • Hantering och utförande av ärenden i Service Desk och Kundtjänst
  • Ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd/lönebidrag
  • Skicka registerutdrag
  • Rensning av GDPR-data

Får ni ut maximal kapacitet ur er RPA-plattform?

Många kommuner har en RPA-plattform som man inte nyttjar maximalt. Ofta beror det på att roboten har för lite att göra. En robot har en enorm arbetskapacitet och för att investeringen ska vara kostnadseffektiv ska roboten arbeta non-stop dygnet runt. Det kräver arbetsprocesser som hanterar stora volymer strukturerad data. 

RPA är idealisk att införa vid regelstyrda och rutinmässiga arbetsuppgifter, men kan även användas vid mer komplexa flöden. Det kräver en större insats och då får man göra bedömningen om det är kostnadseffektivt. Detsamma gäller för de processer där volymen inmatad data inte är tillräckligt stor.

Netgains erbjudande

Vi på Netgain är specialister på att digitalisera och automatisera processer och flöden för organisationer och företag. Ur ett RPA-perspektiv kan vi bidra med allt från etablering och utveckling till drift och vidareutveckling:

  • Vi går igenom befintlig RPA-lösning, du får en analysrapport för vidare arbete
  • Vi ser till att RPA integreras med kommunens nuvarande system
  • Vi identifierar processer och arbetsflöden som skulle kunna automatiseras med hjälp av RPA
  • Vi hjälper dig att ta RPA och RPA-plattformen till nästa nivå
  • Vi kan ge strategiskt, operativt och förvaltningsmässigt stöd

Hör gärna av dig till oss om du har några frågor om RPA eller något annat inom automatisering och digitalisering!

White Paper om RPA

RPA – Använd digital arbetskraft för automation av processer

Kundcase – RPA

Företaget inTechrity har bestämt sig. Alla rutiner som inte skapar kundnytta ska skötas av robotar. Med hjälp av Netgain har inTechrity fått en ny digital kollega. Roboten har redan lyckats frigöra 168 arbetstimmar per månad från de mänskliga medarbetarna. Timmar som de nu kan ägna åt att utveckla kunderna istället för att administrera dokument tillsammans dem.

Läs mer om robotisering och RPA-verktyg

Vill du veta hur Netgain kan hjälpa din organisation att minska kostnader och frigöra resurser med hjälp av robotisering och automatisering?

RPA – Netgain Kickstart

RPA – Netgain Kickstart Automatisera med Netgain Kickstart   Nyfiken på vad en digital medarbetare kan automatisera i din verksamhet? Nu kan du snabbt och enkelt få svaret, utan att behöva…
Läs mer

RPA as a Service

RPA as a Service Vad är RPA as a Service? RPA as a Service är en molnbaserad RPA-lösning levererad som en tjänst. Istället för att investera och underhålla din egen…
Läs mer

RPA – Document Understanding

Document Understanding med RPA Vad är Document Understanding? Document Understanding, eller dokumenttolkning som det kan kallas på svenska, handlar om att man låter en robot identifiera olika typer av dokument,…
Läs mer
Meny