Automatisering med RPA för kommuner

En mjukvarurobot arbetar dygnet runt i olika system med flera parallella processer – vem vill inte ha en sådan assistent?

RPA hjälper anställda att göra ett bättre jobb 

Sveriges kommuner står inför stora utmaningar. I samma takt som befolkningsmängden ökar ska kommunerna leverera fler tjänster och produkter av hög kvalitet. Inte sällan med samma eller rentav minskad budget.   

Regeringen och SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) samarbetar för att hitta lösningar som minimerar den administrativa bördan och ger bättre service till medborgarna. En del i detta arbete är att utveckla den digitala infrastrukturen vilket kommer att leda till enklare kommunikation mellan kommuner, regioner och myndigheter. 

Robotisering genom RPA är en relativt ny teknik som många kommuner har börjat arbeta med de senaste åren. Med hjälp av RPA har de kunnat minska det manuella arbetet och ge de anställda mer tid för kvalificerade arbetsuppgifter som att bygga relationer och göra kvalificerade bedömningar.

Förutsättningarna för att införa RPA skiljer sig förstås från kommun till kommun. Likaså behoven och prioriteringarna. Oavsett vad är RPA en lösning som avlastar medarbetarna, ger kortare ledtider, ökar tillgängligheten och ger bättre service till invånarna. 

RPA är perfekt för repetitiva arbetsuppgifter

Mjukvarurobotar är idealiska för administrativt arbete som att göra uppdateringar i olika system och utföra uppgifter åt kundservice. Arbetsprocesserna ska vara repetitiva, regelbaserade och fördefinierade och bör bestå av en stor mängd strukturerad data. Om volymen inte är tillräckligt stor uteblir effektiviseringen.

Förvaltningslagen och kommunallagen

En robot kan utföra komplexa ärenden men kan – än så länge – inte ta beslut vid komplicerade bedömningar. Mjukvaruroboten kör förvisso samma applikationer och programvaror på exakt samma sätt som den personen som brukar utföra uppgifterna, men den kan inte ha ett personligt ansvar. Ett sätt att lösa det är att lägga in manuella beslut i arbetsprocessen. 

Av förvaltningslagen framgår att automatiserade beslut kan användas av statliga myndigheter, men i dagsläget inte i kommunal verksamhet enligt kommunallagen. Regeringen har tillsatt en utredning för översyn av denna skillnad.

Så vad kan RPA användas till inom ekonomi & finans?

Du kan använda digitala medarbetare till i stort sett alla monotona, linjära och upprepande uppgifter som inte kräver en människas tolknings- och analysförmåga – så långt har tekniken inte kommit, än. Här kommer några exempel på användningsområden:

Ansökningar till vuxenutbildningar

Minimering av antalet pappersansökningar

Registrering av scheman

Ansökan om arbetsgivarintyg

Bokning av vikarier

Anmälan om avfallshantering

Hantering och utförande av ärenden i Service Desk och Kundtjänst

Ekonomiskt bistånd, försörjningsstöd och lönebidrag

Skicka registerutdrag och rensa GDPR-data

Får ni ut maximal kapacitet ur er RPA-plattform?

Många kommuner har en RPA-plattform som man inte nyttjar maximalt. Ofta beror det på att roboten har för lite att göra. En robot har en enorm arbetskapacitet och för att investeringen ska vara kostnadseffektiv ska roboten arbeta non-stop dygnet runt. Det kräver arbetsprocesser som hanterar stora volymer strukturerad data. 

RPA är idealisk att införa vid regelstyrda och rutinmässiga arbetsuppgifter, men kan även användas vid mer komplexa flöden. Det kräver en större insats och då får man göra bedömningen om det är kostnadseffektivt. Detsamma gäller för de processer där volymen inmatad data inte är tillräckligt stor.

Vill du prata med en Netgainare?

Du når oss enkelt på telefon och mail, du kan även fylla i formuläret så kontaktar vi dig så fort vi kan.

Meny