Digitalisering – Offentlig sektor

 – Sverige har som mål att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Att offentlig förvaltning är innovativ, effektiv och rättssäker är inte bara nödvändigt för att möta framtidens utmaningar, det är också viktigt för att upprätthålla goda demokratiska samhällsinstitutioner.

DIGG – Myndigheten för digital förvaltning med uppdrag att främja digitalisering av offentlig sektor 

Ökande digital mognad inom offentlig sektor

Med digitalisering och automatisering kan Sveriges offentliga sektor erbjuda enklare, effektivare och mer öppna tjänster till privatpersoner och företag. Över hela landet bedrivs mängder digitala projekt som skapar förutsättningar för att kunna dra nytta av digitaliseringens möjligheter. Överlag ökar den digitala mognaden även om det finns stora skillnader mellan olika förvaltningar. 

Men trots att utvecklingen går framåt saknar offentlig sektor möjligheter idag för att nå upp till regeringens högt ställda mål – att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Därför behöver offentlig sektor bli bättre på digitalisering

Det finns såklart många anledningar till att den offentliga förvaltningen måste bli bättre på digitalisering. En är att det ställs stora krav utifrån på effektivisering och automatisering och att kunna erbjuda fler och nya digitala tjänster. En annan är att kraven ökar på vad man förväntas kunna göra och se i de nya tjänsterna.

Såväl medborgare som medarbetare förväntar sig en bra användarupplevelse, att tjänsterna är enkla och lätta att förstå. Klarar man inte av att tillfredsställa användarnas behov blir det enklare för privata företag att ta över. Här är vårdapparna som privata vårdgivare var först med att erbjuda ett tydligt exempel. Aktörerna bakom apparna har utnyttjat digitaliseringens möjligheter och skapat helt nya tjänster, vilka i sin tur har lett till nya användarbeteenden. Som ytterligare har snabbat på den tekniska utvecklingen.

Digitalisering frigör tid som kan omsättas i vårdtimmar. Ju mer man kan optimera processer och rutiner, desto mer timmar kan man spara.

Det är också viktigt att nämna att digitalisering är en betydelsefull faktor om man vill rekrytera och behålla kompetent personal. Medarbetare som upplever att de arbetar i gamla system på ett ineffektivt sätt är benägna att byta jobb.  

Utmaningar för den offentliga sektorn

Vägen fram är kantad med utmaningar, här har vi listat några av dem:

  1. Digitalt arv
    Många förvaltningar sitter fast i tidigare investeringar och gamla arbetssätt som inte kan tillfredsställa dagens kunder. Gamla system och verktyg kan inte interagera med den nya tekniken, som utvecklas snabbt. Man kan behöva byta ut sina system och ställa om organisationen.
  2. Silo-orienterad verksamhet
    Inom många förvaltningar arbetar man i silos där olika avdelningar inte förstår varandra. Det är ineffektivt, kostar pengar och ger dålig service till både medarbetare och medborgare. Man saknar helhetssyn och kan inte ta del av synergieffekter.
  3. CDO får inget gehör
    För att styra de digitala satsningarna och leda organisationen framåt krävs ett nytt strategiskt ledarskap. Digitalisering måste få ta plats även i ledningen för att det ska bli tydligt.  
  4. Svårt att locka till sig kompetenser
    Offentlig verksamhet tävlar med alla organisationer och företag om de mest kompetenta medarbetarna. Kan man inte erbjuda moderna digitala upplevelser och arbetssätt – eller ett attraktivt varumärke – är det svårt att vara relevant.
  5. Avsätta resurser
    Offentliga förvaltningar har ofta inte samma budget som privata aktörer. Det kan vara svårt att få nya medel inom redan pressade budgetar och tidsramar.
  6. Olika hög kunskapsnivå
    Den digitala mognaden är olika hög inom olika förvaltningar och avdelningar. Medan en del avdelningar redan har infört digitaliserade och automatiserade lösningar sitter andra fast i gamla arbetssätt och processer.

Att tänka på vid digitalisering

Att optimera befintliga processer är förvisso ett steg i rätt riktning, men åstadkommer ingen verklig förändring. Att skicka e-postsvar istället för brev eller att digitalisera blankettjänster innebär att man arbetar lite snabbare, men på samma sätt.

Vill man ha riktig förändring med innovativa lösningar som förenklar verksamheten och sparar pengar på sikt, behöver man tänka tvärtom. Man måste utgå från användarens behov. Inte från hur det ser ut idag, utan från ett läge i en önskad framtid – hur skulle en tjänst kunna se ut och fungera? Vad krävs för att nå dit, vilka kompetenser, avdelningar och organisationer skulle behövas? Börja där, och arbeta bakåt.

Vid all digitalisering bör man också ställa sig frågan “varför”. Varför jobbar vi så här, hur gjorde vi i det gamla systemet? Vad är syftet och hur ska vi göra för att hitta nya lösningar? Man måste våga ifrågasätta arbetssätt och rutiner för att hitta innovativa lösningar. Testa, lära och lära om. För att köpa in produkter och system löser inte problemet. En framgångsrik lösning knyter ihop process, verksamhet och system, och här kan vi på Netgain hjälpa dig.

Digitalisering möjliggör automatisering

I dagligt tal nämns ofta digitalisering ihop med automatisering. Många tror att det är samma sak, men så är inte fallet. Automatisering är ett flöde av olika arbetsmoment som utförs av ett system eller en programvara. Det förutsätter att man har digitaliserade processer på plats. Allt kan egentligen automatiseras, en insikt som är både inspirerande och frustrerande på samma gång.  

Exempel på processer som kan automatiseras

  • Försörjningsstöd
  • Internfakturering
  • HR-processer
  • Ekonomiprocesser, exempelvis investeringsbegäran
  • Registerutdrag
  • Kvalitetskontroller
  • Scanning och tolkning av dokument

Netgains erbjudande

Vi är experter på att automatisera processer och tjänster för den offentliga sektorn. För oss handlar digitalisering lika mycket om teknik som att förändra beteenden. Våra erfarna konsulter är vana vid att leda digitala projekt men även att vara produktägare för digitala produkter. Eftersom hälften av oss är affärskonsulter och hälften teknikkonsulter kan vi hjälpa dig både med att identifiera och implementera de bästa lösningarna. 

Netgain är partner med ServiceNow, en av världens ledande digitala plattformar, och våra certifierade konsulter implementerar lösningar inom: 

  • ITSM
  • Catalogue & Portals
  • CMDB & Discovery
  • HR Service Delivery
  • Demand & Portfolio
  • Business Application
  • Asset Management

Kontakta oss gärna om du vill veta mer!

Läs mer om digitalisering och automatisering

Digitalisering

Med digitala lösningar kan man använda nya tekniska tjänster, system och lösningar som ger bättre användarupplevelse och effektiviserar företagets arbetsflöden.

Läs mer
HR-digitalisering

HR-digitalisering

HR-digitalisering Digitalisering har öppnat upp för nya möjligheter inom HR-området. Men den ställer också nya krav. Konkurrensen om att rekrytera och behålla medarbetare hårdnar och en digital HR-strategi borde därför…
Läs mer

Digitalisering – Företag

Digitalisering – Företag De flesta företag idag är digitaliserade, mer eller mindre. Men inte alla företag och organisationer får ut mesta möjliga potential ur sina IT-investeringar. Vi kan hjälpa dig…
Läs mer
Meny