Integritetspolicy

Dina personuppgifter är viktiga för dig, och du är viktig för oss. Syftet med informationen i denna policy är att du ska kunna känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter.

Hantering av din personliga data när du fyller i formulär

Den personliga informationen du tillhandahåller är data som vi främst kommer att använda för att förse dig med det material du efterfrågat. Vi samlar även in dessa uppgifter för att kunna skicka dig nyhetsbrev och information om kommande event. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att skicka dig relevant information om oss och våra tjänster.

Vi kommer att spara uppgifterna så länge de behövs för att hantera och dokumentera ditt ärende och för att skicka ut information till dig i enlighet med ovan. Du kan invända mot att vi använder dina uppgifter, antingen genom att kontakta oss direkt eller genom att klicka på avregistreringslänken i våra utskick till dig.

När du kommunicerar med oss på sociala medier

Vi är aktiva på sociala medier som t ex LinkedIn. Om du väljer att publicera innehåll, exempelvis ett inlägg eller en kommentar, på någon av våra publika sidor samtycker du till att vi behandlar de personuppgifter som du publicerar. Vi gör detta i syfte att kunna marknadsföra oss och kommunicera med de personer som tar kontakt med oss för att ställa frågor eller föra diskussioner. Förutom att dina personuppgifter lagras i den tjänst du publicerat dem behandlar vi dem även genom att läsa, eventuellt besvara och så småningom radera dem. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att själv radera det du publicerat.

Kom ihåg att du genom att publicera innehåll på en av våra publika sidor även lämnar de uppgifter du publicerar till leverantören av den sociala tjänsten. Netgain har ingen kontroll över vad dessa leverantörer gör med dina uppgifter, utan det regleras helt av deras egna villkor för respektive tjänst.


När du skickar e-post till oss

Inkommande e-post innehåller i regel personuppgifter. Om du skickar e-post till någon av oss kommer vi att behandla dina personuppgifter genom att läsa, lagra och hantera ditt meddelande samt genom att i förekommande fall föra det vidare till rätt mottagare inom Netgain. De personuppgifter som behandlas av oss i detta syfte är desamma som de du anger i ditt meddelande. Vanliga exempel på personuppgifter som inkommer till oss på detta sätt är namn, e-postadress, telefonnummer och befattning.

Den lagliga grunden för denna behandling är en utförd intresseavvägning, där vi har gjort bedömningen att vårt (och ditt) intresse av att e-postmeddelandet hanteras och besvaras väger tillräckligt tungt för att rättfärdiga behandlingen av dina personuppgifter. Så länge ditt meddelande inte övergått till att omfattas av ett ärende med en annan laglig grund har du en rätt att invända mot fortsatt behandling. Då kommer vi att radera alla meddelanden innehållande dina personuppgifter, såvida vi inte har en skyldighet att spara ett eller flera av dem enligt lag eller det finns någon annan berättigad anledning att spara dina meddelanden. Detsamma gäller efter att kommunikationen/ärendet har avslutats. Om ärendet exempelvis hör till en befintlig kundrelation kan vi komma att spara det under den tid som kundrelationen består (även då med en intresseavvägning) samt en tid därefter (för att kunna tillvarata våra rättigheter enligt lag).

Fundera en extra gång innan du nämner någon annan person i ett e-postmeddelande till oss. Även sådana personuppgifter behandlas med stöd av en intresseavvägning, men det kan vara svårt eller till och med omöjligt för oss att informera individen om att dennes personuppgifter behandlas i detta fall. Ta hand om dina medmänniskor och nämn endast andra personer än dig själv om du anser att det är nödvändigt.

Hantering av befintliga och potentiella kunder

Precis som de flesta andra företag ägnar vi oss åt försäljning till såväl befintliga som potentiella kunder. Detta innebär att vi kan komma att behandla personuppgifter om kontaktpersoner inom olika organisationer som är av intresse för oss, och ta kontakt exempelvis via e-post, webb eller sociala medier. De personuppgifter vi behandlar för det syftet är vanligen namn, telefonnummer i arbetet, mejladress i arbetet samt organisationens namn och adress. Hanteringen motiveras av vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet, hitta nya samarbetsmöjligheter eller kunder och vårda våra nuvarande kunder.

Om din organisation är kund hos Netgain behandlar vi även dina kontaktuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt avtalet och bedriva kundvård. Detta kan inkludera att svara på frågor kopplade till avtalet, lägga upp användare i vårt supportsystem, dokumentera våra överenskommelser och utfört arbete, fakturera för utfört arbete och bjuda in till event som anordnas av oss eller av den koncern vi är en del av.

Personuppgifter om kontaktpersoner vars arbetsgivare inte går vidare med att teckna avtal med Netgain som leverantör sparas i maximalt två år efter senaste kontakt. Vad gäller befintliga kunder sparas uppgifter som behandlats för merförsäljning i upp till tre år efter senaste affär, medan övriga personuppgifter om kontaktpersoner hos befintliga kunder kan komma att sparas i upp till 10 år efter senaste affär för att vi ska kunna tillvarata våra rättsliga intressen (exempelvis för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk kopplade till avtalet).

Vi använder cookies för att förbättra och utveckla vår webbplats med hjälp av statistik över t.ex. hur besökare hittar till och interagerar med vår webbplats. Vi använder också cookies via tredjepartsverktyg såsom Google Analytics och Upsales för att kunna mäta och optimera vår webbplats, för att vårt innehåll ska bli så relevant som möjligt för användaren. Uppgifter som behandlas med hjälp av cookies kan exempelvis vara hela eller delar av IP-adressen, information om enheten samt besöksstatistik. Med undantag för cookies som är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera använder vi inte cookies om du inte ger oss ditt samtycke. Läs mer i vår Cookiepolicy.

Vilka som tar del av data

Om dina personuppgifter behandlas för något av ändamålen som nämns i denna integritetspolicy kan uppgifterna komma att delas med våra leverantörer och/eller samarbetspartners om det behövs för att uppnå syftet med behandlingen. Vi har tecknat särskilda avtal med dessa parter för att säkerställa att de bara behandlar personuppgifterna på det sätt vi instruerar.

Dina rättigheter

Du som registrerad har enligt dataskyddsförordningen en del rättigheter. Nedan beskrivs dessa rättigheter samt hur vi arbetar för att uppfylla dessa rättigheter.

Rätt till tillgång (”registerutdrag”)

Du har rätt att kontakta oss för att få information om ifall vi hanterar dina personuppgifter och i så fall få tillgång till uppgifterna och information om hur vi använder dem. Du har även rätt att begära en kopia av personuppgifterna. Den första kopian du begär är gratis, men för ytterligare kopior kan en avgift komma att tas ut. Lämnar du din begäran i elektroniskt format, kommer du även om möjligt att få utdraget och informationen i elektroniskt format. Om du inte begär ett visst elektroniskt format kommer utdraget att tillhandahållas i ett format som är allmänt använt, exempelvis PDF-filer.

Om utlämnandet till dig skulle medföra nackdelar för andra individer kan det hända att vi nekar utlämnandet av vissa personuppgifter. Rätten till tillgång innebär inte heller att du alltid har rätt att få ut själva handlingen där dina personuppgifter förekommer.

Rätt till rättelse

Du har rätt till att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade. Om det är lämpligt med hänsyn till ändamålet med vår behandling har du även rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, exempelvis genom att inge ett kompletterande utlåtande.

Rätt till begränsning

En begränsning av behandling innebär att personuppgifterna endast får användas och hanteras på vissa begränsade sätt, till exempel så att vi enbart får lagra dem och inte använda dem på något annat sätt under den tid som begränsningen gäller. Annan användning får då endast ske med ditt samtycke, för att skydda någon annans rättigheter eller för ett viktigt allmänintresse.

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i fyra olika situationer:

  • Om du bestrider personuppgifternas korrekthet, har du rätt att begära begränsning under tiden som vi kontrollerar om personuppgifter är korrekta.
  • Är behandlingen olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas, kan du i stället begära att dess användning ska begränsas.
  • Om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  • Om du invänder mot behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden som vi gör en avvägning mellan dina och våra intressen.

Om du får dina personuppgifter begränsade, är vi skyldiga att meddela dig innan begränsningen upphör.

Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. I följande fall är vi skyldiga att utan dröjsmål radera dina personuppgifter:

  • Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in, exempelvis om du som sökt ett jobb inte anställts och vi inte längre behöver ditt CV.
  • Om du återkallat det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, exempelvis om du lämnat ditt samtycke till publicering av ett foto men sedan ångrar dig och återkallar ditt samtycke.
  • Om behandlingen sker för direkt marknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det syftet, exempelvis om du inte längre vill ha ett nyhetsbrev från oss.
  • Om du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
  • Om personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, exempelvis om personuppgifterna inte behandlats i enlighet med dataskyddsförordningen.
  • Om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Observera att vi i vissa situationer inte kommer kunna tillmötesgå din begäran att bli raderad. Vi kan neka din begäran helt eller delvis om vår behandling är nödvändig av något av följande skäl:

  • för att tillgodose andra viktiga rättigheter, såsom rätten till yttrande- och informationsfrihet
  • för att uppfylla en rättslig förpliktelse
  • för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
  • för arkivändamål av allmänt intresse eller av vetenskapliga, historiska eller statistiska ändamål.

Rätt till skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att begära skadestånd.

Rätten att inge klagomål till IMY

Om du anser att vår behandling är olaglig eller inte utförs på ett korrekt sätt har rätt att inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Rätt att invända

Behandling som utförs med stöd av ett berättigat intresse eller ett allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning har du alltid rätt att invända mot enligt dataskyddsförordningen. Då kommer vi att göra en intresseavvägning utifrån din specifika situation för att bedöma om det fortfarande är berättigat att behandla dina personuppgifter för det angivna syftet.

Du har även rätt att invända mot behandling som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Om du gör det kommer vi att sluta utföra behandlingen utan att först utföra någon intresseavvägning.

Rätt att ta tillbaka samtycke

Vad gäller behandling som utförs med stöd av ett samtycke kan du alltid ta tillbaka ditt samtycke när som helst, och då ska personuppgifterna upphöra att behandlas. Behandling som utfördes innan samtycket togs tillbaka ses dock fortfarande som laglig.

Rätt att flytta dina personuppgifter (”dataportabilitet”)

Automatiserad behandling (t.ex. i ett IT-system) som utförs med stöd av samtycke eller avtal där personuppgifterna samlats in direkt från dig omfattas av rätten till dataportabilitet, vilken innebär att du har en rätt att begära ut dina personuppgifter i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart och, om det är tekniskt möjligt, få dessa personuppgifter överförda direkt till en annan part.

Allmänt

Om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, till exempel om du vid upprepade tillfällen begär samma sak, kan vi komma att ta ut en avgift eller neka din begäran.

Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Kontakt

Personuppgiftsansvarig för alla ovanstående behandlingar är Netgain AB, org.nr. 556652-9557, Celsiusgatan 10, 112 30, Stockholm.

Vid frågor om hur Netgain hanterar personuppgifter, kontakta:
Eva Sandberg (eva.sandberg@netgain.se)

Versionshistorik
2019-03-01Första versionen
2023-02-21Andra versionen