ServiceNow gör det enklare att följa upp data, söka information och göra rapporter
Sandvik, en koncern med cirka 250 interna bolag och 40 000 anställda, valde att nyttja plattformen ServiceNow för bolagets interna IT-fakturering. Henrik Öhlin, Service Architect på Sandvik, berättar om projektet som har gett koncernen en framtidssäkrad lösning.
Vad var problemet ni behövde lösa?
– Sandvik var i behov av en modernare plattform och att vi skulle gå över till ServiceNow blev offentligt januari 2020, med tight deadline. Lösningen skulle vara implementerad innan årets slut för att ersätta den då befintliga plattformen som omfattade IT Service Management samt IT Invoicing
– Tillsammans med Bo Bergenheim, Business Analyst på Netgain genomfördes en förstudie som gav stor förståelse internt för plattformen och våra behov inom IT Invoicing. Med en prototyp och demomiljö är det lättare att se hur smidig lösningen är och förstå alla möjligheter. När vi väl kunde börja arbeta med att implementera lösningen i ServiceNow var det en tight tidsplan. Vi lyckades ta det i mål, mycket tack vare ett bra samarbete!
Vad var resultatet?
– Sandvik har fått en enhetlig lösning som är väldigt kraftfull med stora möjligheter. Med ServiceNow-plattformen har vi gått från 45 servrar till ett enda system för Service Management och Invoicing. IT Invoicing är nu mer integrerad med organisationens core data – när vi gör en förändring i ett kostnadsställe räcker det att ändra på ett enda ställe. Skillnaderna mot vår gamla plattform är enorma: nu är det lätt att följa upp data, söka information och göra rapporter. Systemet är transparent, flexibelt och skalbart. Resultatet som producerats är en första version av en IT Invoicing lösning i linje med den överenskomna strategin, ”Good enough” för att kunna ersätta den tidigare lösningen.
Vilka var de största utmaningarna?
– Att förenkla och samla allt på ett ställe! Vi hade många system och data på flera ställen. Varje månad cirkulerade hundratusentals dokument och transaktioner för internfakturering och vi hade många grundkonfigurationer som försvårade projektet. Egentligen var hela IT Invoicing en utmaning för Sandvik.
Vilka är de största fördelarna med att ha det samlat i ServiceNow?
– Öppenheten och flexibiliteten är enorm. Rapportfunktionen är fantastisk. Alla kan söka, konfigurera och få ut data. Inte minst våra Business Controllers är nöjda och de kan även hjälpa oss att felsöka. Vi har också mycket bättre koll på vår indata. Vi ser volymerna på internfakturering och kan följa datan. Det är lätt att decentralisera, även globalt. Men framförallt skulle Sandvik aldrig klara av internfaktureringen utan ett sådant här system. Lösningen gör det även enkelt att skala och lägga till flera interna kunder i framtiden.
Vad är viktigt att tänka på?
– Det går inte att överskatta betydelsen av en förstudie, den är viktig för att lyckas med införandet. En gedigen förstudie och demo-miljö minimerar riskerna i ett projekt och skapar förståelse internt. Vi har i stort sett hållit kvar vid modellen som vi skissade på, det har fungerat mycket bra.
Hur fungerade samarbetet med Netgain?
– Samarbetet har fungerat fantastiskt och vi har jobbat hårt tillsammans för att få till den här lösningen. Jag har arbetat med Netgain sedan 2006, förutom att de är riktigt duktiga känner de Sandvik vilket förstås är en stor fördel. Netgain har också alltid gett mervärde – ställer jag en fråga har Netgain alltid ett svar.
Vad är nästa steg Nästa steg på ServiceNow-plattformen?
– Sandvik har stora möjligheter med ServiceNow-plattformen! Vi håller fortfarande på att stabilisera det som projektet lanserade men är på god väg. När vi är redo så kommer fokus skiftas till att förenkla och förmodligen övergå till en request- och prenumerations-driven fakturering över tid.
