Netgains robot jagade bort administrativ tidstjuv hos inTechrity

Företaget inTechrity har bestämt sig. Alla rutiner som inte skapar kundnytta ska skötas av robotar. Med hjälp av Netgain har inTechrity fått en ny digital kollega. Roboten har redan lyckats frigöra 168 arbetstimmar per månad från de mänskliga medarbetarna. Timmar som de nu kan ägna åt att utveckla kunderna istället för att administrera dokument tillsammans dem.

– Vi har 120 kunder i samma bransch som behöver lämna exakt samma typ av information till oss så att vi kan säkerställa att de har rätt rutiner för sitt dataskydd. Innan vi utvecklade roboten fick vi gå igenom alla fält i kundernas mallar manuellt för att avgöra att de var korrekt ifyllda. Ett enormt tidskrävande arbete. Vi räknade på att det tog oss 168 timmar varje månad, berättar Erika Malmberg.

“Vi vill robotisera alla moment som inte skapar värde för våra kunder”

inTechrity hjälper företag och organisationer att hitta rätt processer för dataskydd och informationssäkerhet. Juridiken i den digitala världen är fylld av regelverk och dokumentationskrav. Att samla in och säkerställa att inTechritys kunder hade rätt processer blev en gigantisk tidstjuv. Företagets vd, Erika Malmberg, vände sig till Netgain och fick hjälp att robotisera de tidskrävande rutinerna.

Läs hela intervjun med Erika Malmberg
Läs hela intervjun med Erika Malmberg

– Vi har 120 kunder i samma bransch som behöver lämna exakt samma typ av information till oss så att vi kan säkerställa att de har rätt rutiner för sitt dataskydd. Innan vi utvecklade roboten fick vi gå igenom alla fält i kundernas mallar manuellt för att avgöra att de var korrekt ifyllda. Ett enormt tidskrävande arbete. Vi räknade på att det tog oss 168 timmar varje månad, berättar Erika Malmberg.

Hur kom tanken på att skapa en robot?
– Arbetet med mallarna krävde inget tänk. Vi insåg snabbt att just den här rutinen borde gå att robotisera. Vi började med att skriva ned allt vår medarbetare gjorde manuellt med mallarna. Sedan skapade vi en rutinbeskrivning till hur vi ville att roboten skulle fungera och vände oss till Netgain för hjälp.

Hur fungerade samarbetet med Netgain?
– Jättebra! Deras utvecklare jobbade direkt med min medarbetare som hade arbetat med de manuella rutinerna från början. Netgain är lyhörda, tydliga och framförallt transparanta. Jag fick en exakt tidsplan med vad som behövde göras från både vår och Netgains sida. Arbetet med roboten tog 4 veckor i kalendertid och då låg där inte alls många timmar i utvecklingstid. Jag upplevde att Netgains medarbetare fattade direkt vad vi var ute efter.

Vilka var utmaningarna på vägen?
– Att ta fram vilken output roboten skulle ge oss. Först ville vi bara ta bort ett tidskrävande arbetsmoment, men sedan kom vi på att vi även ville ta fram en kundanpassad output som vi skulle använda i kommunikationen med kunden.

Hur märker kunderna av roboten?
– De slipper att gå igenom samma dokumentation varje gång. Har man väl fyllt i mallen en gång behöver man bara godkänna att allt stämmer nästa gång utefter den kundanpassade outputen som vi skapat med hjälp av roboten.

Vad är viktigt att tänka på innan man påbörjar utvecklingen av en robot?
– Gå igenom alla processer och flöden på företaget som inte kräver någon tankeverksamhet. Titta också på moment som behöver göras mer än två gånger. Alla går att robotisera. Det är lätt att gå i fällan och försöka ta bort enskilda rutiner. Tänk på hur hela flödet borde vara och vad du vill ha tillbaka för typ av information av roboten. Att arbeta med roboten som ”arbetskamrat” är säkert. Datan stannar i samma miljö och behöver inte skickas utanför organisationen. Det är viktigt att känna till tycker jag.

Hur har roboten förenklat arbetsdagen på inTechrity?
– I tid har vi sparat 12 timmar per kund som vi istället kan använda till att hitta rätt rutiner och arbetssätt för kunden. Det här är bara början. Vi vill hitta varje arbetsmoment som går att ta bort med hjälp av en robot och istället frigöra tid för att skapa kundnytta. På köpet kan jag också befria mina medarbetare från tråkiga arbetsuppgifter, säger Erika Malmberg till sist.

Erika Malmberg, VD inTechrity

“Netgain vet när det är lönsamt att låta roboten göra jobbet”

Netgain är specialister på automation av affärsprocesser i stora system från start till mål. I samarbetet med inTechrity startade arbetet i andra änden av affären. Roboten skulle automatisera en process i slutanvändarens system. Netgains lösningsarkitekt Mikael Weghammar berättar om roboten som tog bort ett tidskrävande arbetsmoment hos inTechrity.

Läs helaintervjun med Mikael Weghammar
Läs helaintervjun med Mikael Weghammar

Vilka egenskaper har inTechritys robot?
– I deras fall var det klockrent att använda en robot. De arbetade manuellt med en mängd Excelfiler som de fick in från sina kunder. Informationen i dessa filer hanterades sedan av en administratör och flyttades över till en Excelmall. Precis här är roboten bra om man lär den samma regelverk som den mänskliga arbetaren gör. inTechritys robot är av typen unattended vilket innebär att den arbetar i bakgrunden och startar på signaler utifrån, i deras fall ett mail med en bifogad fil från kunden. Filen kontrolleras och om roboten avgör att den är korrekt behandlas den och skickas tillbaka i sitt nya format. Är den felaktig får kunden istället ett mail om att den inte är korrekt ifylld.

Vilka faser behövde ni ta er igenom med inTechrity innan roboten var helt funktionsduglig?
– Först fick vi en snabb genomgång av vad de var ute efter. Vi räknande på om det var värt att robotisera processen vilket det var. I steg två gick vi djupare i inTechritys process. Vi tittade på hur de manuellt behandlar filer och sedan beskrev vi ett regelverk för roboten. Under utvecklingsarbetet hade vi flera avstämningar. Vi demonstrerade och testade av de olika delarna efter hand. Vi finjusterade en del och testade av hela processen tillsammans innan roboten kunde klara sig på egen hand.

Vilka hemläxor är viktiga att göra för företag som går i robotiseringstankar?
– Kartlägg processer där det läggs mycket tid på upprepat arbete. Titta på vilka processer som är mest lönsamma att bygga bort. Tillsammans med våra kunder räknar vi på ett tidigt stadium på hur mycket det går att tjäna på att robotisera en process. Med hjälp av en enkel matris kan vi direkt se om det är lönsamt eller inte att utveckla en robot för ett visst arbetsmoment.

Hur ser framtiden ut?
– Jag tror att vi kommer att få se fler robotar som tar över arbetsmoment som kräver för mycket tid och skapar lite värde. Jag upplever att flera av de företagen vi träffar ser positivt på robotisering. Tack vare Netgains långa erfarenhet av automation vet vi vilka fallgropar man kan stöta på när det gäller robotisering. Frågeställningarna liknar varandra och vi kan se lätt se hur man kan knyta ihop robotisering med resten av företagets processer.

Mikael Weghammar, Lösningsarkitekt Netgain

Teknik- Så här fungerar inTechritys robot

inTechritys robot är installerad på en virtuell server och reagerar på inkommande e-post. Om ett meddelande innehåller en Excel-fil med rätt struktur hanteras den enligt det regelverk som tagits fram tillsammans med inTechrity. Regelverket beskriver hur uppgifterna i Excelfilen ska hanteras, transformeras och kombineras med informationen i Excelmallen. Därefter fastställs en status på varje rad och den nya filen skickas sedan tillbaka till avsändaren.

Lösningen är framtagen i UiPath som är en av de ledande aktörerna inom robotisering. Läs mer om UiPath på www.uipath.com

Vill du veta mer om hur Netgain kan hjälpa ditt företag med robotisering? Kontakta oss så berättar vi mer.

Vill du veta mer om hur Netgain kan hjälpa ditt företag med robotisering?

Meny

Genom att fortsätta använda denna webbplats godkänner du användandet av cookies. mer information i vår integritetspolicy

Dina cookie-inställningar för denna webbplats är satt till ”tillåt cookies” för att ge dig den bästa upplevelsen. Om du fortsätter använda webbplatsen utan att ändra dina inställningar för cookies eller om du klickar ”Godkänn” nedan så samtycker du till detta.

Stäng