Digitalt drömläge för Lunds kommun tack vare Netgains nya servicekatalog

I Lunds kommun arbetar nästan 10 000 personer. Dagligen skickas en stor mängd beställningar inom kommunen. Det kan vara allt ifrån nya mobilabonnemang till en installation av program. Allt ska beställas via kommunens interna portal. Tillsammans med Netgain har kommunens IT-strateg Annie Fletcher rustat för framtidens förenklade digitala processer.

– Samarbetet med Netgain har varit efterlängtat. I Lunds kommun har vi haft en beställningsportal för interna IT-tjänster, men den har inte varit så flexibel. Med hjälp av vår nya servicekatalog kan vi lyfta oss och utveckla fler beställningsprocesser för våra användare, säger Annie Fletcher.

Minskade kostnader och leveranstider
Medarbetarna i Lunds kommun möter idag ett nytt gränssnitt när de ska beställa en tjänst internt. Förändringen för beställaren är inte så stor. Det är bakom gränssnittet Netgain har skapat de stora förändringarna.
– Nu har vi allt på ett och samma ställe. Tack vare mjukvaran i kombination med Netgains kompetens kan vi kapa leveranstider och minska våra interna IT-kostnader.

Hur har samarbetet med Netgain fungerat under resan gång?
– Det stora stödet från Netgain är att de tänker framåt. De har bra erfarenhet av liknande projekt där det gäller att bygga långsiktigt och flexibelt. Vi fick ta del av deras ”best practice”. Netgain kommer att vara vårt bollplank även i nästa fas när vi utvecklar nya tjänster och funktioner.

Lägg tid på det som skapar värde
Annie Fletcher betonar vikten av ta bort alla rutiner som inte skapar värde. För medarbetarna i kommunen ska det vara lika smidigt att göra beställningar på arbetstid som när man använder internettjänster privat. Hon lyfter fram telefonitjänsterna som en stor fråga.
– Ju mer tid vi kan kapa tack vare fler flexibla och automatiska lösningar vid beställningar kring telefonin, desto mer tid får vi över till mer komplexa ärenden där det verkligen behövs support till våra användare.

Vilka är dina tips andra kommuner som ska göra samma digitala resa som Lunds kommun?
– Gör ett grundligt förarbete och tänk igenom alla framtida behov. Dokumentera mycket. För oss har det varit värdefullt att ha med oss Netgain som kan tänka framåt i olika steg.

Trots att Lunds servicekatalog är ny och under utveckling känner Annie att kommunen har hittat sitt eget digitala drömscenario.
– Tack vare vår nya plattform har vi möjlighet att utveckla funktionaliteten precis som vi vill ha den. Nu vill vi bara framåt och bygga in så många tjänster som möjlighet i den nya servicekatalogen.