Att gå från gamla invanda manuella rutiner till nya automatiserade processer

Det krävs mod att tänka nytt och kan tyckas både svårt och krångligt. IT-chefen och tillika beställare av projektet i Halmstad kommun, Lars Nilsander, har en annan syn på uppgiften. Tillsammans med projektledaren Towe Stigward och Netgains arbetsgrupp kom han i mål med ServiceNow införandets första fas tidigare än beräknat.

Vi hade inte ett modernt verksamhetssystem. Personalen var hyfsat nöjda med hur det fungerade, men vi insåg att det aldrig kunde bli navet i vår egen digitalisering. Förra året gjorde vi en behovsanalys, träffade flera leverantörer, vilket ledde fram till ett beslutsunderlag. När vi träffade Netgain och tittade närmare på ServiceNow såg vi att det kunde bli det ’centrala nervsystemet’ i vår verksamhet, berättar Lars.

– Att investera i ett nytt system är stort, men på sikt kommer vi att tjäna på att jobba i ServiceNow

Vilka har utmaningarna varit på vägen?
Ekonomin är en del. Att investera i ett nytt system är stort, men på sikt kommer vi att tjäna på att jobba i ServiceNow då många onödiga moment försvinner. En annan del är att vi har bestämt oss för att göra så få anpassningar i systemet som möjligt, till exempel inte översätta till svenska språket i den del av verktyget som våra tekniker arbetar i.

– Vi har krigat och slitit bra ihop med Netgain för att komma i mål

Towe Stigward arbetar som projektledare inom IT-service på Halmstads kommun. Med ett gammalt och begränsande ärendehanteringssystem som vardagligt arbetsverktyg fick Towe uppdraget hittat ett nytt för att effektivisera den interna IT-servicen. När Towe hittade Netgain och ServiceNow hade hon hittat rätt.

Vårt ärendehanteringssystem var 18 år gammalt och det var hög tid att börja titta på nya lösningar för att framtidssäkra vår serviceleverans. Vi tittade på olika lösningar, men det var inte förrän vi kom i kontakt med Netgain som vi kände att vi var på rätt väg, berättar Towe Stigward.

Towe Stigward

Förankring och mindre delmål viktiga ingredienser i lyckat projekt

Parallellt med Halmstads kommuns projektgrupp har Netgains projektledare Magnus Bergh och hans projektmedlemmar arbetat med att driva implementation av det nya arbetssättet. De båda projektgrupperna har arbetat nära varandra. Steg för steg har de gamla rutinerna bytts ut mot nya med hjälp av Netgains olika kompetenser inom Service Automation och realiserats med hjälp av plattformen ServiceNow.

– Halmstad kommun ser jag som en drömkund. Jag upplevde att medarbetarna var väldigt villiga i att förändra och modernisera sina arbetssätt fort. Tack vare deras resultatinriktning och driv kom vi i mål med projektets första fas tidigare än förväntat, berättar Magnus.

Vilka kan fallgroparna annars vara?
– Många vill göra alldeles för mycket på en gång. Man har ingen tydlig målbild och projektet kanske inte alltid är riktigt förankrat i organisationen. I Halmstads fall upplevde jag att man hade tagit sig god tid i förarbetet med allt ifrån tidsplaner till beställarkrav. Då blev det enklare för oss att förstå verksamheten och stötta organisationen.

Vad är viktigt att tänka på när projektet är igång?
– Att vi arbetar med förankringsarbete av de nya arbetsprocesserna hela tiden. Hellre mindre delmål än ett enda slutmål. Annars är det lätt att det glider iväg.

Och när är man i mål?
– Jobbar man som Halmstads kommun är man redan igång med nästa fas. Alla medarbetare som berörs av förändringarna utbildas i de nya rutinerna och kunskaperna sprids i organisationen. Det är viktigt att alla är med på banan och förstår.

Varför borde alla kommuner göra samma digitala resa som Halmstads kommun?
– Genom att automatisera många manuella rutiner som möjligt frigörs tid till annat viktigt arbete som istället kan skapa värde. Det är värdefullt för alla.

Vill du veta mer om hur Netgain kan hjälpa din organisation?

Meny