– Vi har 120 kunder i samma bransch som behöver lämna exakt samma typ av information till oss så att vi kan säkerställa att de har rätt rutiner för sitt dataskydd. Innan vi utvecklade roboten fick vi gå igenom alla fält i kundernas mallar manuellt för att avgöra att de var korrekt ifyllda. Ett enormt tidskrävande arbete. Vi räknade på att det tog oss 168 timmar varje månad, berättar Erika Malmberg.
Hur kom tanken på att skapa en robot?
– Arbetet med mallarna krävde inget tänk. Vi insåg snabbt att just den här rutinen borde gå att robotisera. Vi började med att skriva ned allt vår medarbetare gjorde manuellt med mallarna. Sedan skapade vi en rutinbeskrivning till hur vi ville att roboten skulle fungera och vände oss till Netgain för hjälp.
Hur fungerade samarbetet med Netgain?
– Jättebra! Deras utvecklare jobbade direkt med min medarbetare som hade arbetat med de manuella rutinerna från början. Netgain är lyhörda, tydliga och framförallt transparanta. Jag fick en exakt tidsplan med vad som behövde göras från både vår och Netgains sida. Arbetet med roboten tog 4 veckor i kalendertid och då låg där inte alls många timmar i utvecklingstid. Jag upplevde att Netgains medarbetare fattade direkt vad vi var ute efter.
Vilka var utmaningarna på vägen?
– Att ta fram vilken output roboten skulle ge oss. Först ville vi bara ta bort ett tidskrävande arbetsmoment, men sedan kom vi på att vi även ville ta fram en kundanpassad output som vi skulle använda i kommunikationen med kunden.
Hur märker kunderna av roboten?
– De slipper att gå igenom samma dokumentation varje gång. Har man väl fyllt i mallen en gång behöver man bara godkänna att allt stämmer nästa gång utefter den kundanpassade outputen som vi skapat med hjälp av roboten.
Vad är viktigt att tänka på innan man påbörjar utvecklingen av en robot?
– Gå igenom alla processer och flöden på företaget som inte kräver någon tankeverksamhet. Titta också på moment som behöver göras mer än två gånger. Alla går att robotisera. Det är lätt att gå i fällan och försöka ta bort enskilda rutiner. Tänk på hur hela flödet borde vara och vad du vill ha tillbaka för typ av information av roboten. Att arbeta med roboten som ”arbetskamrat” är säkert. Datan stannar i samma miljö och behöver inte skickas utanför organisationen. Det är viktigt att känna till tycker jag.
Hur har roboten förenklat arbetsdagen på inTechrity?
– I tid har vi sparat 12 timmar per kund som vi istället kan använda till att hitta rätt rutiner och arbetssätt för kunden. Det här är bara början. Vi vill hitta varje arbetsmoment som går att ta bort med hjälp av en robot och istället frigöra tid för att skapa kundnytta. På köpet kan jag också befria mina medarbetare från tråkiga arbetsuppgifter, säger Erika Malmberg till sist.