Netgains robot jagade bort administrativ tidstjuv hos inTechrity

– Vi har 120 kunder i samma bransch som behöver lämna exakt samma typ av information till oss så att vi kan säkerställa att de har rätt rutiner för sitt dataskydd. Innan vi utvecklade roboten fick vi gå igenom alla fält i kundernas mallar manuellt för att avgöra att de var korrekt ifyllda. Ett enormt tidskrävande arbete. Vi räknade på att det tog oss 168 timmar varje månad, berättar Erika Malmberg.

Hur kom tanken på att skapa en robot?
– Arbetet med mallarna krävde inget tänk. Vi insåg snabbt att just den här rutinen borde gå att robotisera. Vi började med att skriva ned allt vår medarbetare gjorde manuellt med mallarna. Sedan skapade vi en rutinbeskrivning till hur vi ville att roboten skulle fungera och vände oss till Netgain för hjälp.

Hur fungerade samarbetet med Netgain?
– Jättebra! Deras utvecklare jobbade direkt med min medarbetare som hade arbetat med de manuella rutinerna från början. Netgain är lyhörda, tydliga och framförallt transparanta. Jag fick en exakt tidsplan med vad som behövde göras från både vår och Netgains sida. Arbetet med roboten tog 4 veckor i kalendertid och då låg där inte alls många timmar i utvecklingstid. Jag upplevde att Netgains medarbetare fattade direkt vad vi var ute efter.

Vilka var utmaningarna på vägen?
– Att ta fram vilken output roboten skulle ge oss. Först ville vi bara ta bort ett tidskrävande arbetsmoment, men sedan kom vi på att vi även ville ta fram en kundanpassad output som vi skulle använda i kommunikationen med kunden.

Hur märker kunderna av roboten?
– De slipper att gå igenom samma dokumentation varje gång. Har man väl fyllt i mallen en gång behöver man bara godkänna att allt stämmer nästa gång utefter den kundanpassade outputen som vi skapat med hjälp av roboten.

Vad är viktigt att tänka på innan man påbörjar utvecklingen av en robot?
– Gå igenom alla processer och flöden på företaget som inte kräver någon tankeverksamhet. Titta också på moment som behöver göras mer än två gånger. Alla går att robotisera. Det är lätt att gå i fällan och försöka ta bort enskilda rutiner. Tänk på hur hela flödet borde vara och vad du vill ha tillbaka för typ av information av roboten. Att arbeta med roboten som ”arbetskamrat” är säkert. Datan stannar i samma miljö och behöver inte skickas utanför organisationen. Det är viktigt att känna till tycker jag.

Hur har roboten förenklat arbetsdagen på inTechrity?
– I tid har vi sparat 12 timmar per kund som vi istället kan använda till att hitta rätt rutiner och arbetssätt för kunden. Det här är bara början. Vi vill hitta varje arbetsmoment som går att ta bort med hjälp av en robot och istället frigöra tid för att skapa kundnytta. På köpet kan jag också befria mina medarbetare från tråkiga arbetsuppgifter, säger Erika Malmberg till sist.

Vilka egenskaper har inTechritys robot?
– I deras fall var det klockrent att använda en robot. De arbetade manuellt med en mängd Excelfiler som de fick in från sina kunder. Informationen i dessa filer hanterades sedan av en administratör och flyttades över till en Excelmall. Precis här är roboten bra om man lär den samma regelverk som den mänskliga arbetaren gör. inTechritys robot är av typen unattended vilket innebär att den arbetar i bakgrunden och startar på signaler utifrån, i deras fall ett mail med en bifogad fil från kunden. Filen kontrolleras och om roboten avgör att den är korrekt behandlas den och skickas tillbaka i sitt nya format. Är den felaktig får kunden istället ett mail om att den inte är korrekt ifylld.

Vilka faser behövde ni ta er igenom med inTechrity innan roboten var helt funktionsduglig?
– Först fick vi en snabb genomgång av vad de var ute efter. Vi räknande på om det var värt att robotisera processen vilket det var. I steg två gick vi djupare i inTechritys process. Vi tittade på hur de manuellt behandlar filer och sedan beskrev vi ett regelverk för roboten. Under utvecklingsarbetet hade vi flera avstämningar. Vi demonstrerade och testade av de olika delarna efter hand. Vi finjusterade en del och testade av hela processen tillsammans innan roboten kunde klara sig på egen hand.

Vilka hemläxor är viktiga att göra för företag som går i robotiseringstankar?
– Kartlägg processer där det läggs mycket tid på upprepat arbete. Titta på vilka processer som är mest lönsamma att bygga bort. Tillsammans med våra kunder räknar vi på ett tidigt stadium på hur mycket det går att tjäna på att robotisera en process. Med hjälp av en enkel matris kan vi direkt se om det är lönsamt eller inte att utveckla en robot för ett visst arbetsmoment.

Hur ser framtiden ut?
– Jag tror att vi kommer att få se fler robotar som tar över arbetsmoment som kräver för mycket tid och skapar lite värde. Jag upplever att flera av de företagen vi träffar ser positivt på robotisering. Tack vare Netgains långa erfarenhet av automation vet vi vilka fallgropar man kan stöta på när det gäller robotisering. Frågeställningarna liknar varandra och vi kan se lätt se hur man kan knyta ihop robotisering med resten av företagets processer.