Gästrike återvinnare automatiserade ärendehandläggningen med hjälp av en robot

Under ett tidigare projekt på Gästrike återvinnare identifierades utmaningsområden avseende ärendehandläggningen på kundservice. Siktet ställdes då in på att öka automatiseringen så att kundservice kunde få mer tid över till verksamhetsutveckling och andra värdeskapande aktiviteter

Hos Gästrike återvinnare inkommer en mängd ärenden och kundservice hanterade under 2020 totalt 51 282 stycken. Nästan en tredjedel av alla ärenden var interna som chaufförerna rapporterade in med hjälp av sina handdatorer och gällde någon form av avvikelse vid avfallsinsamlingen. För att minimera antalet felsorteringar skickas därför fakturor och påminnelser ut till privatpersoner och företag. Detta var en process som medförde att medarbetare behövde ägna en betydande del av sin arbetstid åt repetitiva, manuella och sammantaget tidskrävande arbetsuppgifter.

Så när beslutet togs att automatisera processen valde Gästrike återvinnare att införa en digital medarbetare i form av en RPA-lösning.

Lösningen

Lösningen bygger på en Cloud-lösning från UiPath och inkluderar en utökad övervakning och rapportering (Netgain Cloud Monitoring). Netgain utvecklade och införde roboten ”GÅrdon” som initialt skulle hantera ovanstående processer, men har även potential att utföra en stor mängd andra uppgifter.

Lösningen innebär förenklat följande:

  • GÅrdon kontrollerar om det finns några ärenden att hantera i CRM-systemet
  • Finns det ärende som rör felsortering tar GÅrdon ärendet och påbörjar arbeta enligt givna regler och villkor
  • Privatpersoner som felsorterat får en påminnelse utskriven och i förlängningen utskickad som brev om att de hanterat sopkärlen felaktigt
  • En faktura skapas i BFUS (ERP) och skickas ut till de företag som har felsorterat.
  • GÅrdon rapporterar och stänger ärendet
  • Cloud Monitoring rapporterar direkt avvikelser och skickar även olika rapporter kring nyttjandet, tider mm.

Hur var upplevelsen av projektet?

– Netgain har varit en mycket bra partner och hela projektgruppen har haft ett nära samarbete med Netgain. Vi blev till en början ledda av Netgains Mats Bringefalk genom ett antal workshops där han dokumenterade de processer som behövde automatiseras. Den andra delen av projektet bestod av den tekniska lösningen där Mikael Weghammar har bistått med utveckling och teknisk kompetens om hur GÅrdon:s processer ska implementeras, följas upp och förbättras, säger Henrik Erngren Othén, Projektledare på Gästrike Återvinnare

Resultat

  • Gästrike återvinnare har nu flera automatiska processer som gör att det frigörs en mängd tid som medarbetare kan lägga på mer värdeskapande aktiviteter
  • Plattformen är skalbar och det går att fortsätta automatisera processer med hjälp av GÅrdon, den nya digitala medarbetaren
  • En övervakning och rapporteringsfunktion som gör att vi har fullständig kontroll över alla processer.

Initialt ökar det intäkterna men i förlängningen hjälper det våra kunder att sortera rätt

Henrik Erngren Othén
Projektledare
Gästrike Återvinnare

”Netgain har varit en mycket bra partner och hela projektgruppen har haft ett nära samarbete med Netgain.”

Vill du veta mer?

Läs fler kundcase

Göteborgs Stad och Intraservice, stadens interna leverantör av IT-tjänster, har länge haft ett behov av en CMDB. Detta för att få bättre kontroll på sina tjänster och tjänsteerbjudanden som levereras till stadens förvaltningar och bolag. Med Netgains hjälp har Intraservice idag en grund att bygga vidare på.

Meny